Dokumentuen Kudeaketa

[Ibon Burgoa]

Gaur barrapunto ikuskatzen hari nintzela OpenKM Document Management System-ari buruzko sarrera irakurri eta gero eta OpenKM delako softwarea gain-ikusi eta gero, OpenKM dokumentuak kudeatzeko tresna bat da, gure dokumentuak kudeatzeko moduaren inguruan hausnartzen ibili naiz. Edo egia esateko gure dokumentuen kudeaketa ezaren inguruan.
Dokumentuak sortu eta metatzerakoan karpetak erabiltzen ditugu, batzutan norbanakoarenak, beste batzutan sareko karpeta komunetan gordeko ditugu besteekin partekatzeko. Hau karpeten antolamendu baten bitartez lortzen dugu. Antolamendu hau apurka-apurka gero eta nahasiagoa bilakatzen den heinean, bereziki zerbitzari anitzak erabiltzen ditugunean, dokumentuak topatzea edo modu antolatu komunean gordetzea oso zaila bilakatzen da.
Kalitatea kudeatzeko sistemak, gure ikastolan behintzat, dokumentazio karpeten antolamendu fisiko batetan oinarritzen da eta dokumentu digitalak kudeatzeko egitura bera erabiltzea proposatzen digute. Hau agian paperaren arorako egokia izan daiteke, baina aro digitalean egokia ahal da? Badu zentzurik dokumentu digitalak bilatzeko eta eskuratzeko, paperezkoak izango baziren bezala, gure sistemako karpetak arakatzen ibili behar izateak? Ez dago bilaketak errazteko modurik? Enpresa handiek ere kutrekarpetak erabiltzen dituzte?
Agian bada garaia, ingurune digitalerako bidaia hasi dugularik, benetako tresna eta prozedura digitalak erabiltzen hasteko, bereziki dokumentazio esparruan. Horretarako CMS-ak eta euren aplikazioak aztertzen hasi beharko ginateke gure ikastoletako baliabide elektronikoak kudeatzeko, euren artean erlazio semantikoak sortuz eta dokumentuak sortzeko, banatzeko, taldeka lantzeko, gordetzeko eta ezabatzeko irizpideak ezarri. Sarritan gure zerbitzariak zaharkitutako, bikoiztutako, edo ezabatuta egon beharko ziren dokumentuez beteta egoten dira, onek suposatzen duen gordeketa kostu eta arazoekin.
Arazo hauei aurre egiteko hainbat tresna daude, eta hauen arean software libreak punta-puntakoak eskaintzen ditu. Agian taldean hausnarketa bat antolatu beharko genuke, ideiak bildu eta frogatxo batzuk antolatu, zer deritzozue?

[Benito]

Geu ere eman diogu bueltatxo pare bat asuntoari. Zure galdera berdina planteatu izan dugu hain zuzen ere. Dokumentu digitalak paperezkoak balira bezala tratatzea merezi du?
Gure kasuan hain zuzen ere, kontua konplikatzen da ikasmaterialen kasuarekin. Azalduko dut.
Erabiltzen ditugun ikasmaterialak sarri ez dira dokumentu bakarrera mugatzen, pdf bat adibidez. Askotan prozeduraren azalpenarekin batera idatzizko material osagarriak eta multimedia fitxategiak ere behar dira ikasmaterial unitate bat osatzeko (sekuentzia didaktikoa, ataza, ikastunitatea edo ariketa sinple bat). Alde horretatik DMS sistemek ez dute erraztasun handirik ematen dokumentu multzoak antolatzeko. Are gutxiago ikasmaterial desberdinetan erabil daitezkeen dokumentuak baditugu, irakurgai bat edo bideo bat.
Beraz, hori guztia antolatzeko dokumentuak goragoko mailako unitateetan antolatzeko bestelako antolakuntza behar da, eta orain arte ikusi ditudan DMSetan (Knowledge tree, Epiware...) arazo hori topatu dut.
Aukera CMS malgu batekin (Joomla, Drupal...) egitura hori diseinatzea izan daiteke. Proba batzuk egin ditut Drupalekin eta honelako zerbait egin daiteke: Material unitate bakoitza "nodo" edo "mezu" bat balitz bezala tratatu, fitxategiak aparte gorde eta sailkatu eta "nodoari" erantsi behar direnak karpetetan nabigatzeko eta erantseko modulu batekin. Ez dugu asko garatu oraindik baina konponbidea izan daiteke.
Beste biderik okurritzen zaizue?

[jolaus]

#Ibon: ederki asko ulertzen dut esan nahi duzuna. Kalitatearen kudeaketarekin zerikusia duen informazioak bakarrik 6,5 GBetik gorakoa denean (guztira 18500 karpeta eta dokumentu baino gehiagotan banatuta), karpeta eta azpikarpeta egitura amaigabea egiten denean (10-12 azpimaila baino gehiago dituztenak mordoxka bat dira), sortzen den "engendroa" irentsiko gaituela sentitzen duzunean... zuk planteatzen dituzun galderak erabat ulergarriak dira.

Zuk dituzun kezka berdinak izan genituen duela hiruzpalau urte. Gure esperantza guztiak IKASWEBen ipinita genituen: orduan esan zigutenez IKASWEBek izango zuen kudeatzaile dokumentalarekin gure arazo guztiak konponduta egongo ziren. Gogoan dut orduan 3000 fitxategi inguru genituela bakarrik: probatu genuen eta putze! Windowseko fitxategi kudeatzailearen klon hark ezin zuen ikastolan pilatuta genuen dokumentazio guztiarekin. Gero IKASLIT garatu nahi zela eta, hantxe aritu ginen Mikel eta biok kalitatearen kudeaketa eta dokumnetazioaren kudeaketa eraginkorra burutu zezaketen aplikazioen bila. Zuk diozun bezala OpenSourceren munduan (eta bestela ere) aplikazio ugari eta kalitatezkoak daude horrelakoak egiteko: erreferentzia dezente bidali genien Josune eta Juliori. Juliok berak onartu zigun JBoss izeneko aplikazioa asko gustatu zitzaiola eta zure bidalketan aipatzen duzun OpenKM DMSaren atzean JBoss dagoela konturatu naiz. Ondorio nagusia: beste hainbatetan bezala, kurpila asmatzen ari garen bitartean, OpenSource komunitatean tresna potenteak, ziurrak, egonkorrak eta kalitate handikoak garatzen ari dira etengabe.

Zer egin honen aurrean? Nik zer behar dudan garbi daukat, nola lortu da arazoa. Une honetan ikusten dudan arazorik handiena ez dira aplikazioak: zorionez ikastola baten behrraka asetzen dituen aplikazio mordoxka daukagu gaur egun eskura. Gertatzen dena aplikazio hauek guztiek ikas-komunitateko erabiltzaile datu-basearekin integratzea derrigorrezkoa dela: alegia, WordpressMU, Moodle, GAPPS, OpenKM, eGroupware eta horrelako mordo bat instalatu eta martxan jartzea ez da arazoa. Baina, erabiltzailearentzat, hauetako batean identifikatuta zerbitzu guztietarako sarbidea izatea derrigorrezkoa da. nik uste hemendik hasi beharko ginatekeela. Ba al dago aukerarik erabiltzaile datu-base bat oinarri hartuta, hemendik hornitzea ikastolan erabiliko ditugun aplikazioen erabiltzaileak? Programazioaren aldetik, horrelakorik posible da? Kola edo lekedarena egingo lukeen aplikazio bat beharko genuke. Horrelakorik izanez gero, nire buruko minik handiena desagertuko litzateke. norbaitek ba al daki horrelakorik posiblea ote den?

#Benito: ulertzen dut zure planteamendua. Nik esango nuke zure beharretara hobekien antolatzen den aplikazioa Moodle dela: material osagarriak eta multimedia fitxategiak ikasunitatearen arabera antolatzeko Moodle bezalakorik ez dagoela iruditzen zait. Nik behintzat, irizpide horiekin erabili dut.

[Benito]

Probatu du Moodle-ekin, baina ez zait gehiegi gustatu. Kontua materialen errepositorioa egitea da, eta ikastarokako antolaketa horrekin ez nabil gustura. Antolaketa eta sailkapenerako ez da oso erosoa.